ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات؟ يعد نظام ERP من البرامج المستخدمة بشكل كبير في الوقت الحاضر في المؤسسات والمراكز الكبيرة لإدارة أعمالها بسهولة، واليوم من خلال مقالنا سنتعرف على كل ما يتعلق بنظام ERP وكيفية القيام بذلك.
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
- تعتبر التكنولوجيا والإجراءات الحديثة من أكثر الأساليب التي تم تطبيقها في كافة مجالات الحياة سواء الخاصة أو العملية، بينما ظهرت إجراءات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بأعداد كبيرة في الآونة الأخيرة، وهي وسيلة لحفظ جميع حسابات الشركة أو الشركة مركز أعمال كبير ضمن نظام متكامل.
- ويقوم النظام بحفظها في ملف لتسهيل المراجعة المستمرة. وقد تم استخدامه بعدة طرق، مما أثبت قدرته على تسهيل الشؤون الإدارية للشركات أو المحلات التجارية أو المراكز الكبيرة، وغيرها من المعاملات التي تتطلب مراجعة الحسابات والمستندات والأوراق بشكل مستمر.
- وهذا ما يفعله نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يقوم بحفظ جميع العمليات والبيانات الخاصة في فترة قصيرة من خلال النظام والبرمجيات ليتمكن المالك أو المدير التنفيذي للشركة من مراجعة جميع حسابات الشركة للتأكد من دقتها بأسرع وأفضل طريقة.
أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
يختلف نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عن الأنظمة والبرامج الأخرى المستخدمة لتنظيم الحسابات وبيانات الشركة بعدة طرق، وهو من أفضل البرامج لتسجيل العمليات التجارية، ومنها ما يلي:
- يعد من أفضل البرامج لتوثيق العمليات التجارية.
- يقوم البرنامج بإنشاء قائمة أسعار تسهل على صاحب العمل إدراج كافة البيانات.
- يقوم بوضع جميع المستلزمات في ملف واحد ويتضمن كافة البيانات بشكل دقيق ومفصل.
- يقوم نظام ERP بوضع كافة البيانات المالية في ملف مخصص، بما في ذلك استيراد وتصدير كافة الأموال والبيانات المالية.
- ومن مميزات هذا النظام أنه يسهل على أصحاب المشاريع والشركات الكبيرة إجراء أفضل دراسة جدوى وأبسط خطة بشكل جيد، مع سرد جميع إيجابيات وسلبيات المشروع بشكل جيد.
- تم بناء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أساس تخفيف العبء عن الموظفين حيث أنه يحصر جميع المهام في نظام واحد مما يخفف الضغط عنهم ويسهل عليهم التعامل مع الشركة وإنجاز المهمة في أسرع وقت قدر الإمكان.
- لقد قام بإعداد قائمة بجميع المهام المهمة، ودع الموظفين يتعاملون معها أولاً، وحلها في أسرع وقت ممكن.
- يعمل نظام ERP على تقليل مهام الموظفين والعاملين بالشركة وتنظيمها حسب أهميتها مما يوفر وقت وطاقة الموظفين.
- يتضمن البرنامج جميع المتطلبات اللازمة للوظائف والموظفين ويضعها في ملف للمراجعة من قبل مديري الوظائف.
- يوجد في البرنامج قسم مخصص للمحاسبة يتضمن كافة المتطلبات والاحتياجات المالية للإدارة المالية.
- يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتسجيل كافة تكاليف الشراء الواردة والصادرة. إحدى مزايا هذا النظام هو أنه يقلل هذه التكاليف بشكل آمن.
- يوجد في هذا النظام قسم مخصص لتحصيل الموارد البشرية وكافة شؤونهم وكذلك كشوف المرتبات والمستحقات لكل موظف وعامل في الشركة.
الاحتياطات عند استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
عند استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هناك العديد من الأمور والنقاط التي يجب الانتباه إليها، حتى لا يفشل النظام ويسبب العديد من المشاكل، ومن بينها النقاط التالية:
- من الضروري تطوير البرنامج باستمرار وإزالة العناصر المشتركة بالكامل فقط بعد التحديثات والتخصيصات.
- لا تقم بإعادة تجهيز وتعديل وربط أجزاء النظام معًا بشكل مفاجئ.
- ولا يوجد أي حافز لتفعيل موظفي الشركة من خلال الحوافز المالية لمن يتعامل معها بهذه الأنظمة الحديثة.
- من الأفضل اختبار التطبيق الصغير واختباره لمعرفة مدى فعالية التطبيق وما هي المشكلات التي تنشأ معه.
- عند التعامل مع مثل هذه البرامج فمن الأفضل أن يكون لديك خبراء ومستشارين في هذا المجال ممن قاموا باختبار هذه البرامج ويعرفون كيفية التعامل معها بشكل جيد.
- ومن الأفضل عند التعامل مع مثل هذه الإجراءات أن يكون هناك خبراء واستشاريون في الصناعة يقومون باختبار الإجراءات وتعلم كيفية التعامل معها بشكل جيد قبل تعليم الموظفين الآخرين لتجنب الكثير من المشاكل والأخطاء.
- ومن الأفضل تدريب الموظفين على استخدام مثل هذه البرامج وتقديم الدعم الفني لهم قبل التخلص منها أو شرائها لسهولة التعامل معها وتحقيق أفضل النتائج.
أسباب فشل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
هناك عدة أسباب تؤدي إلى فشل أنظمة ERP ومن الضروري أن يتجنبها الموظفون حتى لا يواجهوا العديد من المشاكل، منها:
- ومن الضروري أن نفهم مدى تعقيد النظام وجميع المتطلبات التي يتطلبها بطريقة جيدة لتجنب العديد من المشاكل.
- يمنع منعاً باتاً دخول الموظفين إلى النظام، ومن الأفضل تدريبهم أولاً.
- الاعتماد بشكل كامل على موظفين مدربين تدريباً جيداً وشركات برمجة ذات خبرة.
- ومن أكثر الأسباب شيوعاً لفشل هذا النظام هو عدم الحصول على المساعدة من الاستشاريين ذوي الخبرة والموظفين المدربين، مما يدفع الموظفين إلى ارتكاب أخطاء فادحة تؤدي إلى فشل النظام.
وفي نهاية مقالها عزيزي القارئ نقدم لك ما هو نظام ERP؟ كل ما يتعلق بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أتمنى أن تكون قد استفدت بشكل واضح من مقالاتنا.