مفهوم نظم المعلومات. وسنتحدث أيضًا عن أهمية نظم المعلومات الإدارية، وأنواع نظم المعلومات الإدارية، وما الفرق بين نظم المعلومات الإدارية وإدارة الأعمال؟ كل هذه المواضيع يمكنك العثور عليها في مقالتنا.
مفهوم نظم المعلومات
نظم المعلومات هي البرامج التي تستخدم لأرشفة وإدارة وتنظيم البيانات والحصول على المخرجات من خلال إجراءات محددة يتم وضعها وفقا لآلية سير العمل في أي مؤسسة. أما تكنولوجيا المعلومات: فهي الابتكارات والأدوات والتقنيات المبتكرة في مجال تكنولوجيا المعلومات، وتستخدم نظم المعلومات تقنيات التكنولوجيا، كتكنولوجيا المعلومات.
نظام المعلومات هو نظام يستخدم الأشخاص والمعدات والإجراءات وسياسات التشغيل لجمع ومعالجة البيانات وتوزيع المعلومات.
بمعنى آخر، نظم المعلومات هو مصطلح يشير إلى النظام الذي يقوم بجمع المعلومات (يدويًا أو تلقائيًا)، وتنظيمها، وتخزينها، ومعالجتها، وعرضها بأشكالها المختلفة (نصية، مرئية، صوتية).
ويجب أن يلتزم النظام بخصائص البيانات الجيدة حتى يفي بمتطلبات واحتياجات المستخدم، ومن أمثلة ذلك نظم المعلومات الإدارية، ونظم المعلومات الجغرافية، ونظم المعلومات الحيوية، وغيرها الكثير. وقد أثر التقدم السريع في تكنولوجيا المعلومات على هذه الأنظمة، مما أدى إلى الاستفادة منها في العديد من المجالات الحيوية. كما أثر مفهوم العولمة وانتشار المعلومات وسرعة تبادلها على كافة المجالات. والدولة التي لا تواكب هذا التقدم تعتبر دولة متخلفة.
أهمية نظم المعلومات الإدارية
توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على المستويين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة المستويات، بحيث يمكن اتخاذ قرارات فعالة ومؤقتة من أجل توفير عملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل المنظمة (مثل المنظمات غير الحكومية أو الجمعيات العائلية).
توفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.
توفر نظم المعلومات المتطورة البيانات المطلوبة لدعم وإدارة المؤسسات والمشاريع.
بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل وقت طويل من ظهور الكمبيوتر.
الهدف الأساسي لنظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنظمة أقصى استفادة من استخدام أجهزة الكمبيوتر والأنظمة للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية، وذلك من خلال تحليل المعلومات والبيانات التي لدى الشركة أو المؤسسة أو غيرها. الربح الذي تمتلكه المنشأة الحكومية، والاستفادة من ذلك أيضًا من خلال تحليل البيانات والوصول إلى القرارات المدعومة والقريبة قدر الإمكان من الأفضل. إن الثمرة الحقيقية لنظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في المنظمة بجميع المعلومات التي يحتاجونها لمساعدة القائمين على العمل على اتخاذ القرار المناسب. نظم المعلومات الإدارية هي وسيلة لتقديم المعلومات في الوقت المناسب في شكل يمكن قراءته للشخص المسؤول بطريقة دقيقة، وذلك باستخدام جهاز كمبيوتر أو حتى باستخدام الأنظمة اليدوية ولكن دقيقة بما فيه الكفاية.
نشأت في إدارة المحاسبة وغيرها من مجالات الإدارة.
يؤدي استخدام أجهزة الكمبيوتر إلى توسيع سهولة استخدام المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة.
هذه البيانات متاحة أيضًا للاستخدام من قبل المنظمة ككل.
أنواع نظم المعلومات الإدارية
1-نظم قاعدة المعرفة
نظام قاعدة المعرفة، وهو برنامج كمبيوتر مهمته استخدام قاعدة مركزية لحل المشكلات المعقدة. وهو نظام يتكون من جزأين. الأول هو قاعدة المعرفة، والتي تتضمن الحقائق، بينما الجزء الثاني هو قاعدة الاستدلال، والتي تعمل على السماح باستنتاج معرفة جديدة. تشير أنظمة قاعدة المعرفة إلى بنية النظام التي تمثل المعرفة. مثل الأنظمة الخبيرة.
2-نظم دعم القرار
يتم استخدام أنظمة دعم القرار من قبل مديري الأعمال الصغيرة من خلال استخدام التقارير التي تدعم عمليات التخطيط بالإضافة إلى القرارات التي تحل المشكلات. هو نظام يساعد الشركات في اتخاذ القرارات التي تتطلب العديد من الإجراءات، وأنظمة دعم القرار Decisions هو نظام مصمم لمساعدة الإدارة الوسطى والعليا من خلال تحليل بياناتها وتجميع المعلومات التي تساعد في حل المشكلات واتخاذ القرارات. يمكن أن يكون النظام محوسبًا بالكامل، أو مدعومًا من قبل البشر، أو يمكن الجمع بين الاثنين.
3- أنظمة الدعم التنفيذي
تعد أنظمة الدعم التنفيذي إحدى الأدوات اللازمة لإعداد التقارير من البيانات الموجودة، ليتمكن المديرون التنفيذيون بعد ذلك من استخدام هذه التقارير للوصول إلى التقارير الواردة من جميع الإدارات الأخرى على مختلف مستويات الشركة. توفر أدوات أنظمة الدعم التنفيذي العديد من أدوات التحليل التي تساعد على اتخاذ القرارات اللازمة.
4-نظم المعلومات المكتبية
تعتبر نظم المعلومات المكتبية أحد المجالات التي تهتم بدراسة المكاتب والعمل على تطوير أفضل التقنيات من أجل تقديم الدعم للعاملين بها. تعمل أنظمة المعلومات المكتبية على توفير التقنيات اللازمة لتلبية احتياجات العاملين في المكاتب، حيث تتيح هذه الأنظمة توفير العديد من الوظائف لهم، مثل معالجة النصوص البرمجية وقواعد البيانات وتوفير مجموعات العمل على شبكة الإنترنت وغيرها مما جعل العمل أسهل .
5-أنظمة معالجة المعاملات
يتم تعريف أنظمة معالجة المعاملات على أنها نظام يقوم بمعالجة المعلومات المتعلقة بالمعاملات التجارية من خلال جمع بياناتها وتعديلها واسترجاعها بطريقة تضمن الأداء والموثوقية والاتساق. هي أنظمة تستخدم لمعالجة العمليات اليومية، مثل: أوامر الشراء أو إنشاء الشيكات، وهذا الأمر يتطلب التفاعل مع… النظام في الوقت الحقيقي.
ما الفرق بين نظم المعلومات الإدارية وإدارة الأعمال؟
تهتم نظم المعلومات بمعالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات من خلال العديد من البرامج المخصصة لذلك، بينما تقوم نظم المعلومات الإدارية بإدارة المعلومات التي تم الحصول عليها. ولذلك يمكن القول أن نظم المعلومات هي أدوات تستخدم لإدارة المعلومات، من خلال نظم المعلومات الإدارية.