كيفية كتابة رسالة رسمية

كيفية كتابة خطاب رسمي وما هي خطوات كتابة خطاب رسمي، سنتعرف على كل ذلك في هذه السطور التالية.

بالمعنى العام، الرسالة هي وحدة من المعلومات. وهي أيضًا السفينة التي توفر المعلومات. قد تكون هذه المعلومات نفسها. ولذلك فإن معناها يعتمد على السياق الذي تستخدم فيه، إذ قد تنطبق على كل من المعلومات وشكلها. الاتصال هو تقرير موجز أو بيان صادر عن وكالة عامة.

كيفية كتابة خطاب رسمي

يتبادل الناس الرسائل فيما بينهم لأغراض عديدة، وبناء على ذلك هناك نوعان من الرسائل: رسائل خاصة تحمل تعبيرات عن المشاعر الدافئة والعواطف النبيلة وبعض الشؤون الخاصة ويتم تداولها بين الأشخاص الذين تربطهم علاقات اجتماعية دافئة. النوع الثاني هي الرسائل الرسمية، والتي يتم تبادلها بين الأشخاص أو المؤسسات أو الشركات لأغراض رسمية ومهنية، وهي تختلف تماماً عن الرسائل الخاصة في طريقة كتابتها وفي طريقة كتابتها. أغراضها.

خطوات كتابة خطاب رسمي

التعريف بنفسك

كتابة الرسالة الرسمية يجب أن تبدأ بالتعريف عن نفسه، خاصة إذا كانت الرسالة موجهة لأشخاص ليس له أي معرفة سابقة بهم، أو ليس لديهم علاقة مهنية قوية مع كاتب الرسالة. ولهذا السبب من المهم جدًا ذكر الاسم والمسمى الوظيفي بطريقة واضحة ومختصرة قبل مناقشة تفاصيل العمل.
تجنب ذكر الأمور الشخصية

لا ينبغي التطرق إلى المواضيع الخاصة أو الشخصية عند كتابة الرسالة الرسمية، خاصة إذا كانت لأغراض مهنية. وبدلا من ذلك، يجب أن يكون التركيز على مناقشة الأمور العامة، وإذا كانت هناك حاجة للحديث عن الأغراض الشخصية، فيمكن التعامل معها في محادثة هاتفية.
التأكد من الصياغة اللغوية والنحوية الصحيحة

من المهم جداً الاهتمام بالأسلوب الذي تكتب به الرسالة، والتدقيق الإملائي وعلامات الترقيم، بالإضافة إلى تصريف الأفعال، والتأكد من قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل إرسالها للتأكد من دقتها، وذلك لترك انطباع إيجابي لدى متلقي الرسالة.
تجنب استخدام الكلمات القصيرة والغريبة

استخدام مصطلحات قصيرة وغريبة يخلق ارتباكًا في فهم المتلقي للرسالة. وبخلاف الحديث عن الهاتف، لا يمكن تفسير هذه المصطلحات الغامضة إذا لم يتمكن المتلقي من فهمها.
أعط عنوانًا واضحًا للرسالة

عند إرسال أي رسالة يجب أن يكون العنوان واضحاً ودقيقاً، مع التأكد من ارتباطه المباشر بموضوع الرسالة، وتجنب العناوين الغامضة وغير الواضحة، وإرسال الرسالة إلى الشخص المعني فقط.
اجعل الرسالة مختصرة

يجب عدم ذكر أي تفاصيل غامضة أو غير ضرورية في الرسالة، وجعلها قصيرة وموجزة قدر الإمكان، والانتقال مباشرة إلى قلب الموضوع الرئيسي. تجدر الإشارة إلى ضرورة تجنب الكشف عن أي معلومات وتفاصيل سرية لا ينبغي ذكرها، حيث يمكن الاستفادة من هذه المعلومات في الأمور القانونية.
تعيين التوقيع الخاص بك

من الضروري كتابة توقيع مرسل الرسالة في النهاية، وأن يكون واضحاً ومطابقاً لتوقيعات المرسل الأخرى، وإذا كان هناك ختم أو شعار خاص به فيفضل أن يكون لديه مرفقة بالرسالة، لأنها تضفي عليها المزيد من الرسمية.
كتابة الرسائل الرسمية

تتميز الرسائل الرسمية بشكل واحد ولغة رسمية بحتة، وتحتوي على عناصر هي:
-البسملة (بسم الله الرحمن الرحيم) تكون في الوسط دائماً ويجب أن تبدأ بها.
-التاريخ: نكتب التاريخ على يمين الصفحة – اليوم والشهر والسنة.
– نكتب اسم الشخص أو الجهة المخاطبة بها ونسميها بكلمات رسمية مثل فخامة الرئيس، الأشخاص الكرام، وهكذا.
-نبدأ بسطر جديد ونفتتحه بتحية (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)
في منتصف الصفحة نكتب اسم الموضوع الذي نريد الكتابة عنه سواء كان طلب وظيفة أو تهنئة بالإجازة أو أي طلب من جهة رسمية.
-نبدأ بالكتابة عن تفاصيل الموضوع.
-نكتب خاتمة للموضوع.
– في نهاية الصفحة على الجانب الأيسر نكتب اسم المرسل وموقعه وتوقيعه.
شروط كتابة الرسائل الرسمية
– أن يتسم بالوضوح والدقة ويبتعد عن الغموض.
-يجب أن تكون قصيرة وموجزة.
-استخدام اللغة الفصحى وتجنب العامية.
– عدم استخدام الجماليات اللغوية والخيال .
– الكتابة بموضوعية وشفافية.

نموذج رسالة لكتابة طلب وظيفة رسمي

بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 12/1/2019.
مُتَجَانِس:
عزيزي المهندس: فلان رئيس قسم الموارد البشرية المحترم.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. الآن بعد ذلك
الموضوع: طلب وظيفة.
يشرفني أن أتقدم لوظيفة… لدى شركتكم الموقرة أو أي وظيفة أخرى ترونها مناسبة لتخصصي…من الجامعة…بالإضافة إلى مؤهلاتي وخبراتي التالية:
دورة في…
-شهادة الدبلوم في (التخصص الذي درسته)
-فترة تدريب في الشركة (جميع الوظائف التي عملت فيها)
-خبرة ثلاث سنوات في الشركة (جميع الشركات)
وقد أرفقت بهذه الرسالة جميع شهاداتي وأوراقي الثبوتية المعتمدة، والتي تشمل:
– سيرتي الذاتية.
-نسخة من شهادة الميلاد.
-صورة من شهادة الثانوية العامة.
-نسخة من شهادة البكالوريوس.
-نسخة من شهادة الماجستير.
-نسخة من شهادة الدورة.
-نسخة من جواز السفر.
أتمنى أن يوفقني الله وإياكم وأن أنال استحسانكم وأن أكون عند حسن ظنكم.
مع احترامي وتقديري
اسم المرسل:
رقم التليفون:
توقيعه:

نموذج لرسالة تهنئة رسمية

بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 12/1/2019
مُتَجَانِس:
سيدي العزيز (اسم المنصب)، محترم.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. الآن بعد ذلك.
الموضوع: تهنئة بعيد الأضحى
يسعدني أن أهنئكم بحلول عيد الأضحى المبارك، أعاده الله علينا وعليكم بالخير والسعادة وراحة البال. ونتمنى أن يستمر الله في افراحنا وأعيادنا في ظل عائلاتنا الكريمة.
وأرجو أن تتقبلوا هذه التهنئة مع فائق احترامي وتقديري لجهودكم.
اسم المرسل:
توقيعه:

الفرق بين الرسائل الرسمية والرسائل غير الرسمية

على الرغم من أن بنية كل من الرسائل الرسمية وغير الرسمية متشابهة، إلا أن محتوى كل منهما يختلف عن الآخر، كما تختلف اللغة المستخدمة أيضًا. فمثلاً في الرسالة الرسمية لا يجوز استخدام المصطلحات العامية، وتختلف الكلمات في أغراضها في كل نوع. تختلف أسباب الكتابة. على سبيل المثال، يتم كتابة رسالة غير رسمية في حالة دعوة لحضور حفل زفاف أو حفلة عيد ميلاد، أو دعوة للاحتفال بمولود جديد، أو دعوة للاحتفال بمنزل جديد، أو الكتابة إلى صديق لم يرسله المرسل يمكن رؤيتها لفترة طويلة، أو عند الرغبة في التواصل مع شخص ما بطريقة غير رسمية، في حين أن الرسائل الرسمية عادة ما تكون لتواصل شخص ما مع شركة معينة، ويعتمد محتواها على غرضها وعلى المتلقي.